How ERP Training Supports Long-Term Success

  1. Home
  2. Blog
Views : 29
How ERP Training Supports Long-Term Success

How ERP Training Supports Long-Term Success

จากการติดตั้ง สู่การใช้งานจริงเหตุผลที่การ Training มีความสำคัญต่อ ERP

หลายองค์กรอาจมองว่าเมื่อระบบ ERP ติดตั้งเสร็จ ตั้งค่าครบ และผ่านการทดสอบแล้ว ก็สามารถเริ่มใช้งานจริงได้ทันที อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ การติดตั้งระบบเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการนำ ERP มาใช้งานภายในองค์กร

 

จากประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญที่เข้าไปให้คำปรึกษา และทำงานร่วมกับองค์กรต่าง ๆ พบว่า การติดตั้งระบบเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการนำ ERP มาใช้งานภายในองค์กร แม้การติดตั้งและการตั้งค่าจะดำเนินการได้อย่างสมบูรณ์ แต่ก็ยังเป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการทั้งหมด การทำให้ระบบสามารถถูกนำไปใช้งานได้จริงและเกิดประโยชน์อย่างต่อเนื่อง จำเป็นต้องอาศัยความพร้อม และความเข้าใจของผู้ใช้งานจริงควบคู่ไปด้วย

 

การ Training ไม่ใช่แค่สอนใช้ระบบ แต่คือการเชื่อม “ระบบ” เข้ากับ “วิธีทำงานจริง”

ERP เป็นระบบที่มีโครงสร้างมาตรฐานเป็นพื้นฐานเดียวกัน แต่การนำไปใช้งานในแต่ละองค์กรอาจมีความแตกต่างกันตามบริบทธุรกิจอย่างไรก็ตาม ในการใช้งานจริง แต่ละธุรกิจย่อมมีโครงสร้างองค์กร ข้อมูล และลำดับขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างกัน

       ในการอบรมเรียนรู้เครื่องมือระบบ ERP ก่อนใช้งานจริงจึงมีบทบาทในการช่วยเชื่อมแนวทางมาตรฐานของระบบ เข้ากับวิธีการทำงานที่ทีมงานใช้อยู่ในแต่ละวัน ด้วยนี้ การ Training ที่มีคุณภาพจึงมุ่งเน้นการสร้างความเข้าใจในภาพรวมของกระบวนการทำงาน ควบคู่ไปกับการแนะนำการใช้งานระบบในแต่ละส่วนอย่างเหมาะสม

 

บทบาทของ Training ในช่วงก่อนใช้งานจริง

Training ในช่วงก่อนใช้งานจริง มีบทบาทสำคัญในการช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าใจภาพรวมของการทำงานร่วมกับระบบ ERP อย่างเหมาะสม โดยครอบคลุมประเด็นต่าง ๆ เช่น

·        ช่วยให้ผู้ใช้งานเห็นภาพว่า งานในความรับผิดชอบของตนเองเชื่อมโยงกับระบบ ERP อย่างไร

·        ทำให้เข้าใจลำดับขั้นตอนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงหน้าจอหรือกระบวนการของตนเอง

·        เห็นความเชื่อมโยงของข้อมูลที่บันทึก และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับแผนกอื่น รวมถึงภาพรวมขององค์กร

เมื่อผู้ใช้งานเข้าใจ “เหตุผลของการใช้งานระบบ” ควบคู่ไปกับ “แนวทางการใช้งาน” ระบบ ERP จะสามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสนับสนุนการทำงานได้อย่างแท้จริง และช่วยลดความกังวลในการใช้งานในระยะยาว

 

Training คือช่วงเสริมความเข้าใจ ไม่ใช่เพียงการทดสอบระบบ

         ในหลายโครงการ ERP แม้ระบบจะผ่านการทดสอบทางเทคนิคเรียบร้อยแล้วแต่อาจพบประเด็นบางอย่างภายหลังการเริ่มใช้งานจริง (Go-live) เช่น

·        ผู้ใช้งานยังไม่มั่นใจในลำดับการเริ่มต้นงาน

·        การบันทึกข้อมูลอาจยังไม่ครบถ้วน หรือไม่เป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนด

·        ทีมงานบางส่วนอาจเลือกใช้วิธีการทำงานเดิมควบคู่ไปกับระบบ เนื่องจากยังไม่มั่นใจในการใช้งาน

สถานการณ์เหล่านี้ไม่ได้สะท้อนถึงข้อจำกัดของระบบแต่เป็นสัญญาณว่าผู้ใช้งานอาจยังต้องการเวลาในการทำความเข้าใจการทำงานร่วมกับระบบให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

 

Training ก่อนใช้งานจริง เปิดโอกาสให้ทีมงานได้เรียนรู้และปรับตัว

·        ทดลองทำงานในสถานการณ์ที่ใกล้เคียงกับการใช้งานจริง

·        ซักถามและทำความเข้าใจกับขั้นตอนที่ยังไม่ชัดเจน

·        มองเห็นจุดที่อาจต้องปรับกระบวนการทำงานหรือ Workflow บางส่วน เพื่อให้สอดคล้องกับระบบมากยิ่งขึ้น

การ Training ช่วยให้ทีมงานได้ทดลองใช้งานระบบในสภาพแวดล้อมที่ยังสามารถปรับแก้ได้ เป็นช่วงเวลาสำคัญในการตั้งคำถาม แลกเปลี่ยนมุมมอง และสร้างความคุ้นเคยกับระบบก่อนเริ่มใช้งานจริง

 

Training กับการลดความเสี่ยงในช่วง Go-live

ช่วง Go-live เป็นช่วงที่หลายองค์กรต้องบริหารจัดการทั้งงานประจำและการปรับตัวเข้าสู่ระบบใหม่ไปพร้อมกัน การ Training ที่วางแผนมาอย่างเหมาะสม สามารถช่วยสนับสนุนการเปลี่ยนผ่านในหลายด้าน เช่น

·        ช่วยลดโอกาสในการบันทึกข้อมูลผิดพลาดตั้งแต่ระยะแรก

·        ลดความจำเป็นในการแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง ซึ่งอาจส่งผลต่อบัญชี และรายงาน

·        ลดการพึ่งพาทีม IT หรือที่ปรึกษาในประเด็นพื้นฐานของการใช้งาน

·        สร้างความมั่นใจให้ทีมงานกล้าใช้งานระบบอย่างต่อเนื่อง

เมื่อผู้ใช้งานทราบแนวทางการทำงาน และรู้จุดที่ควรตรวจสอบเมื่อพบประเด็น ระบบ ERP จะสามารถเริ่มทำงานได้อย่างมีเสถียรภาพในระยะเวลาอันเหมาะสม

 

Training กับการสร้างทัศนคติที่เหมาะสมต่อการใช้ ERP

อีกหนึ่งบทบาทที่สำคัญของ Training คือการช่วยสร้างทัศนคติที่ดีต่อการใช้งานระบบในระยะยาว
หากการ Training ถูกออกแบบให้

·        อธิบายภาพรวมของระบบและวัตถุประสงค์ของการใช้งาน

·        เชื่อมโยงการทำงานของแต่ละแผนกให้เห็นภาพเดียวกัน

·        แสดงให้เห็นประโยชน์ที่ระบบสามารถสนับสนุนงานประจำของผู้ใช้งานได้

ผู้ใช้งานระบบจะมอง ERP เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดระเบียบการทำงาน และสนับสนุนการทำงานร่วมกัน มากกว่าการเป็นระบบที่ต้องปรับตัวเข้าไปใช้งานเพียงอย่างเดียว

ทัศนคติในลักษณะนี้ มีผลต่อความต่อเนื่องและคุณภาพของการใช้งานระบบในระยะยาว มากกว่าความคุ้นเคยกับเมนูหรือหน้าจอเพียงอย่างเดียว

 

ความสำเร็จของ ERP เริ่มต้นจากความพร้อมของผู้ใช้งาน

การติดตั้ง ERP เป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง แต่การทำให้ระบบสามารถสร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้จริง ขึ้นอยู่กับความพร้อมและความเข้าใจของผู้ใช้งานเป็นสำคัญ

 

Training หรือการอบรมการใช้งานระบบ ERP ก่อนใช้งานจริงจึงไม่ใช่ขั้นตอนเพิ่มเติม แต่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการติดตั้ง ERP ที่ช่วยวางรากฐานให้ระบบสามารถใช้งานได้อย่างมั่นคงและต่อเนื่องในระยะยาว

 

ปรึกษาการเตรียมความพร้อมก่อนใช้งาน ERP
BIGWORK ผู้ให้บริการติดตั้งระบบ ERP Microsoft Dynamics 365  Business Central 

Line : @BIGWORK 

โทร.  062-6198619

e-mail : marketing@bigworkthailand.com

 

บล็อกที่เกี่ยวข้อง

หากคุณกำลังมองหาระบบ ERP เพื่อการบริหารด้านธุรกิจและการวางแผนทรัพยากรต่างๆ ขององค์กรให้มีประสิทธิภาพที่สูงสุด เรามีบริการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคครบวงจร ทั้งงานด้าน Implement และ Support เพื่อช่วยพัฒนาและบริหารด้านธุรกิจของท่านให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

Contact Us