How to Manage Petty Cash แนวทางแก้ไขปัญหาการเบิกเงินสดย่อย
แนวทางแก้ไขปัญหา การเบิกเงินสดย่อย ที่ถูกพบในหลายองค์กร
การเบิกเงินสดย่อย คืออะไร?
การเบิกเงินสดย่อย หรือ หมายถึง การเบิกเงินสดจำนวนจำนวนเล็กน้อยที่องค์กรจัดเตรียมไว้เพื่อใช้จ่ายในกิจกรรมประจำวัน ไว้ใช้จ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อย หรือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ ที่ไม่สะดวกทำธุรกรรมทางธนาคาร ไม่ว่าจะเป็น ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าไปรษณีย์ ค่าเดินทาง ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง ค่าโดยสารสาธารณะ ค่าอาหารว่าง หรือค่าซ่อมแซมอุปกรณ์เล็กน้อย เป็นต้น
ปัญหา การเบิกเงินสดย่อย ที่พบ
พนักงานยื่นเอกสารหลักฐานการเบิกไม่ครบถ้วน
อาจเกิดจาก กระดาษบิลสูญหาย หรืออื่นๆ จึงอาจเกิดการเสียเวลาค้นหาการนำสำเนาเอกสารมาเพื่อแจ้งเบิกครั้งใหม่
และหากไม่มีเอกสารหลักฐานการโอน ก็ไม่สามารถดำเนินการยื่นเบิกค่าใช้จ่ายในครั้งนี้ได้
2. พนักงานยื่นเบิกค่าใช้จ่ายเกินความจำเป็น
เงินสดย่อยที่ไม่ถูกบริหารจัดการอย่างเหมาะสม อาจถูกใช้เกินความจำเป็น
ส่งผลต่อสภาพคล่องทางการเงินของบริษัท
ทำให้อาจไม่มีเงินเพียงพอในสถานการณ์ที่จำเป็น
3. ได้รับการดำเนินการเบิกจ่ายล่าช้า
ได้รับการเบิกเงินล่าช้าหลังการยื่นเอกสารเบิกเกินเวลาที่กำหนด
เนื่องจากเอกสารรายการเบิกนั้นๆ ตกหล่น หรือยอดเงินเบิกไม่พียงพอ
พนักงานอาจเสียเวลาในการหาเงินสำรอง
4. การเบิกค่าใช้จ่ายไม่โปร่งใส
เกิดการทุจริตโดยแก้ไขเอกสารการเบิกเงินสดย่อย
หรือหลักฐานการจ่าย เนื่อกจากไม่มีระบบมาควบคุมการเบิกโดยกำกับเลขที่เอกสาร
จึงทำให้การเรียกดูหลักฐาน ตรวจสอบด้วยสายตามนุษย์อาจเกิดข้อผิดพลาดในการจำข้อมูลตกหล่นได้
จึงทำให้มีโอากาสเกิดการทุจริต ฉ้อโกงการเบิกจ่ายเงินได้
แนวทางแก้ปัญหาไขการเบิกเงินสดย่อย
การแก้ไขปัญหาการเบิกเงินสดย่อย (Petty Cash) จำเป็นต้องอาศัยกระบวนการที่ชัดเจนและเทคโนโลยีที่เหมาะสม เพื่อให้เกิดความโปร่งใสและมีประสิทธิภาพสูงสุด ดังนี้
1. กำหนดนโยบายการเบิกเงินอย่างชัดเจน
จัดตั้งนโยบายระบุขอบเขต
ประเภทค่าใช้จ่ายที่อนุญาตให้เบิกเงินสดย่อยได้ กำหนดวงเงินสูงสุดต่อการเบิก
และจัดตั้งผู้อนุมัติการเบิกเพื่อรับทราบและยืนยันการใช้จ่าย
สะดวกต่อการจัดสรรงบประมาณแต่ละฝ่ายในองค์กร
2. ใช้ระบบการอนุมัติหลายขั้นตอน
ตามที่กล่าวข้างต้น กำหนดให้มีการอนุมัติการเบิกในแต่ละรายการโดยกำหนดโดยหัวหน้า หรือเจ้าโครงการนั้นๆ และการใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดการประมวลผลอัตโนมัติ เพื่อลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความโปร่งใส
3. ตั้งงบประมาณ ลดการเกิดเบิกใช้จ่ายเกินงบ
กำหนดจำนวนเงินสดย่อยให้แต่ละแผนกหรือโครงการ เช่น
วงเงินประจำเดือน 5,000 บาทสำหรับค่าอาหาร ค่าเดินทางเมื่อออกไปพบลูกค้า
แสดงยอดเงินคงเหลือที่สามารถเบิกได้เพื่อควบคุมการใช้จ่ายในแต่ละครั้ง
4. ระบบบันทึกเอกสารแบบดิจิทัล
การใช้ระบบบันทึกเอกสารแบบดิจิทัล
หรือระบบจัดการค่าใช้จ่ายออนไลน์ เป็น Paperless work process ลดความยุ่งยากในการจัดการเอกสาร รวมไปถึงการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติ
เช่น แสดงยอดเงินคงเหลือหากยอดเงินไม่พอ หรือใกล้จะเต็มวงเงิน
สามารถนำข้อมูลประวัติรายการที่ผ่านมาไปแจ้งกับผู้เกี่ยวข้องหรือผู้มีอำนาจในการอนุมติในครั้งต่อไป
5.
กำหนดรอบการตรวจสอบ และกระทบยอด
ผู้เกี่ยวข้องทำการตั้งรอบตรวจสอบเงินสดย่อยอย่างสม่ำเสมอ เช่น
รายสัปดาห์หรือรายเดือน กระทบยอดกับบัญชีหลักและรายงานสถานะเงินสดทุกครั้ง
6.
ตรวจสอบ และติดตามเงินสดคงเหลือแบบเรียลไทม์
การนำเข้าซอฟต์แวร์ expense
หรือ Pretty cash ใช้เพื่อตรวจสอบเงินคงเหลือและรายการเบิกจ่ายแบบเรียลไทม์
ตั้งการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อเงินสดใกล้หมด สามารถจัดการเตรียมเงินล่วงหน้า
และติดตามการทำรายการได้ทั้งองค์กร สะดวกต่อพนักงานบุคลากร พนักงานบัญชี
การตรวจสอบบัญชี และการพัฒนาอื่นๆ เพื่อเติบโตของธุรกิจ
7. จัดการเบิก-จ่าย ได้ทุกสถานการณ์
ผ่านอุปกรณ์ เชื่อมอินเทอร์เน็ต
ปัจจุบันพนักงานคุ้นเคยกับการทำงานผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ การใช้ระบบบริหารจัดการเงินสดย่อย ที่มาในรูปแบบออนไลน์ จะสามารถช่วยให้พนักงานทำการเบิกเงินสดย่อยได้ทุกที่ทุกเวลาด้านหัวหน้างาน และผู้บริหารสามารถตรวจสอบเอกสารการเบิก และอนุมัติรายการเบิกจ่าย หรือปฏิเสธเอกสารผ่านระบบได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษ เพียงทำงานผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ อีกทั้งยังอินเทอร์เฟซผู้ใช้เป็นมิตร ใช้งานง่าย เหมาะกับผู้ใช้งานทุกระดับ
การกำหนดรอบการตรวจสอบ และกระทบยอดอย่างสม่ำเสมอ
ช่วยให้การบริหารเงินสดย่อยเป็นระบบ มีความโปร่งใส และลดข้อผิดพลาดหรือการทุจริต
นอกจากนี้ยังช่วยให้องค์กรสามารถติดตามงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
รองรับการตรวจสอบได้ง่าย และเพิ่มความคล่องตัวในการปิดบัญชีเมื่อสิ้นเดือน การใช้ Petty Cash ระบบบริหารจัดการเงินสดย่อย ใน we expense เป็น Software Solution ที่พัฒนาจัดทำขึ้นโดย Bigwork Co., Ltd.
เพื่อต้องการสร้างประโยชน์งานบริหารเงินสดย่อยให้กับทุกองค์กร
โดยเก็บเกี่ยวประสบการณ์ และพัฒนาระบบนี้ให้สามารถเป็นผู้ช่วยการทำงานเบิก – จ่าย
ได้อย่างสะดวก และทันสมัย อีกทั้งสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการและลดภาระงานของพนักงานได้อย่างมาก
ติดตาม WE EXPENSE ระบบบริหารจัดการค่าใช้จ่ายออนไลน์
ได้ที่ BIGWORK Product
สอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับ
WE EXPENSE ระบบบริหารจัดการค่าใช้จ่ายออนไลน์
เชื่อมต่อ ERP และระบบัญชีของคุณได้
โทร 062 619 8619 | Line : @Bigwork
นัดคิว Demo ได้ที่ E-mail : marketing@bigworkthailand.com
มอบความความสะดวก แม่นยำ และตรวจสอบ ควบคุมงบประมาณ
BIGWORK Thailand | บริษัท งานใหญ่ จำกัด
บล็อกที่เกี่ยวข้อง
BW.Raungrong- Jun 10, 2024
ควบคุมจัดการ Petty Cash ได้สะดวก ในยุคดิจิทัล in we expense
ระบบจัดการเงินสดย่อยออนไลน์ ช่วยให้การเบิกจ่ายเงินสดภายในองค์กรสะดวก รวดเร็ว ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยทำงานบนระบบดิจิทัล แทนการใช้เอกสารกระดาษ พนักงานสามารถเบิกเงินสดย่อยได้รวดเร็ว ผู้จัดการสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธใบเบิกเงินสดย่อยได้สะดวก
- BW.Raungrong
- Jun 27, 2024
การทำงานสินค้าคงคลังธุรกิจคุณเป็นแบบนี้ไหม work process of the warehouse Like this
Inventory หรือ สินค้าคงคลัง หมายถึง สินค้า วัตถุดิบ หรือวัสดุต่างๆ ที่ธุรกิจเก็บไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการดำเนินงาน อาจจะเป็นการดำเนินงานผลิต ดำเนินการขาย หรือดำเนินงานอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจทุกประเภท เพราะเป็นสินทรัพย์ที่มีมูลค่าสูง ธุรกิจจำเป็นต้องมีการจัดการ Inventory อย่างมีประสิทธิภาพ
- BW.Raungrong
- Jul 09, 2024
Fixed Asset จัดการสินทรัพย์ถาวรใน Dynamics 365 BC
Fixed Asset จัดการสินทรัพย์ถาวร ติดตาม คำนวณค่าเสื่อมสินทรัพย์ ทรัพย์สินที่มีมูลค่าที่เป็นขององค์กรและคาดว่าจะมีอายุการใช้งานมากกว่าหนึ่งปี เช่น อาคาร ที่ดิน เครื่องจักร อุปกรณ์ ยานพาหนะ และเฟอร์นิเจอร์ ในระบบ Microsoft Dynamics 365 Business Central