สินค้าเป็น Lot และมีวันหมดอายุ ERP ช่วยจัดการอย่างไร | inventory

  1. Home
  2. Blog
Views : 48
สินค้าเป็น Lot และมีวันหมดอายุ ERP ช่วยจัดการอย่างไร | inventory

สินค้าเป็น Lot และมีวันหมดอายุ ERP ช่วยจัดการอย่างไร | inventory

สินค้ามีวันหมดอายุ ต้องบริหาร Inventory ต่างจากสินค้าทั่วไปอย่างไร?

สำหรับธุรกิจอาหาร เครื่องดื่ม วัตถุดิบ หรือธุรกิจที่มีสินค้าซึ่งต้องควบคุม Lot Number และวันหมดอายุ (Expiry Date) การบริหารสินค้าคงคลังอาจไม่ใช่เพียงการรู้ว่า “มีสินค้าเหลือเท่าไร”

เพราะสินค้าแต่ละชุดอาจมีวันหมดอายุแตกต่างกัน และเมื่อเกิดปัญหากับสินค้าบาง Lot ธุรกิจอาจต้องตรวจสอบให้ได้ว่าสินค้านั้นมาจากไหน อยู่ที่ใด และถูกนำไปใช้หรือจำหน่ายต่อที่ไหนแล้ว

ดังนั้น Inventory Management สำหรับสินค้าที่มีวันหมดอายุ จึงต้องให้ความสำคัญกับทั้งจำนวนสินค้า Lot วันหมดอายุ และการตรวจสอบย้อนกลับ

เมื่อมีหลาย Lot การรู้แค่จำนวน Stock อาจไม่เพียงพอ

ลองสมมติว่าสินค้าชนิดหนึ่งมีอยู่ในคลัง 1,000 หน่วย

ตัวเลขนี้อาจดูเพียงพอสำหรับการวางแผนทั่วไป แต่หาก 1,000 หน่วยดังกล่าวมาจากหลาย Lot และแต่ละ Lot มีวันหมดอายุไม่เหมือนกัน ข้อมูลที่ผู้ดูแล Stock ต้องการอาจมากกว่าจำนวนคงเหลือ

เช่น

  • Lot A กำลังจะหมดอายุ
  • Lot B ยังมีอายุอีกหลายเดือน
  • Lot C อยู่คนละคลัง
  • Lot D ถูกนำไปขายแล้วบางส่วน

ธุรกิจจึงต้องสามารถมองเห็นรายละเอียดของสินค้าแต่ละ Lot และนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ในการจัดการ Inventory ได้

Lot Tracking ช่วยติดตามสินค้าแต่ละชุด

Lot Tracking ช่วยให้ธุรกิจติดตามสินค้าโดยกำหนด Lot Number ให้กับสินค้าที่ต้องการควบคุมเป็นชุด

ข้อมูล Lot สามารถถูกนำไปใช้ร่วมกับธุรกรรมต่าง ๆ เช่น การรับสินค้า การขาย การเคลื่อนย้าย หรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับ Inventory

จึงช่วยให้ตอบคำถามได้ว่า

สินค้าที่อยู่ใน Stock ตอนนี้เป็น Lot ไหน และเกี่ยวข้องกับรายการใดบ้าง?

สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าเป็นจำนวนมากและมีหลาย Lot การมีข้อมูลในระดับนี้ช่วยลดการพึ่งพาการค้นหาจากเอกสารหรือไฟล์หลายแหล่ง

Expiry Date ช่วยให้มองเห็นอายุของสินค้าใน Stock

สินค้าที่มีวันหมดอายุไม่ได้มีความเสี่ยงเท่ากันทั้งหมด

Stock จำนวน 500 หน่วยที่หมดอายุในอีก 7 วัน ย่อมต้องได้รับความสนใจแตกต่างจาก Stock ที่หมดอายุในอีก 6 เดือน

ระบบที่สามารถบันทึกและติดตาม Expiration Date ของสินค้าแต่ละ Lot จึงช่วยให้ธุรกิจมองเห็นอายุของ Inventory และนำข้อมูลไปประกอบการวางแผนได้ เช่น

  • ตรวจสอบสินค้าที่ใกล้หมดอายุ
  • วางแผนการขายหรือการใช้งาน
  • จัดลำดับการเบิกสินค้า
  • ประเมินความเสี่ยงของ Stock ที่อาจหมดอายุ

ทั้งนี้ การบริหารสินค้าที่ใกล้หมดอายุยังต้องสอดคล้องกับนโยบายและกระบวนการทำงานของแต่ละธุรกิจ

FIFO และ FEFO: เลือกสินค้าชุดไหนออกก่อน?

เมื่อมีหลาย Lot ธุรกิจต้องกำหนดแนวทางในการหมุนเวียนสินค้า

FIFO (First In, First Out)
สินค้าที่เข้าก่อนถูกนำออกก่อน

FEFO (First Expired, First Out)
สินค้าที่หมดอายุก่อนถูกนำออกก่อน

สำหรับสินค้าที่มีอายุจำกัด แนวคิด FEFO สามารถช่วยให้การจัดการสินค้าให้ความสำคัญกับ Lot ที่มีวันหมดอายุก่อน

ใน Dynamics 365 Business Central สามารถตั้งค่ากระบวนการ Warehouse ให้รองรับการหยิบสินค้าแบบ FEFO ได้ตามเงื่อนไขและการตั้งค่าของระบบ

จึงควรพิจารณาทั้ง ความสามารถของ ERP และกระบวนการทำงานจริงของคลังสินค้า ไม่ใช่เพียงว่าระบบมีคำว่า FEFO หรือไม่

Traceability: หากสินค้า Lot หนึ่งมีปัญหา จะตรวจสอบได้แค่ไหน?

นี่เป็นอีกเหตุผลที่ Lot Tracking มีความสำคัญ โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องการตรวจสอบย้อนกลับสินค้า

ตัวอย่างเช่น Supplier แจ้งว่าวัตถุดิบ Lot หนึ่งมีปัญหา

ธุรกิจอาจต้องตรวจสอบต่อว่า

Lot นี้รับเข้ามาเมื่อใด → ถูกนำไปใช้หรือเคลื่อนย้ายที่ใด → ถูกนำไปผลิตหรือจำหน่ายในรายการใด → ส่งให้ลูกค้ารายใดแล้วบ้าง

ใน Business Central มีความสามารถ Item Tracing สำหรับติดตามรายการที่เกี่ยวข้องกับ Item Tracking โดยสามารถตรวจสอบเส้นทางของ Lot หรือ Serial Number ย้อนกลับไปยังที่มา หรือไปข้างหน้าเพื่อดูรายการที่เกี่ยวข้องได้

ข้อมูลลักษณะนี้จึงมีประโยชน์ต่อการตรวจสอบสินค้าและกระบวนการ Traceability

เมื่อเกิด Recall ข้อมูล Lot ยิ่งมีความสำคัญ

หากสินค้าบาง Lot ต้องถูกตรวจสอบหรือเรียกคืน สิ่งสำคัญคือธุรกิจต้องระบุขอบเขตของสินค้าที่ได้รับผลกระทบให้ได้

การมีข้อมูล Lot และประวัติการเคลื่อนไหวที่ติดตามได้ ช่วยให้สามารถใช้ข้อมูลประกอบการค้นหาว่าสินค้า Lot ดังกล่าวเกี่ยวข้องกับธุรกรรมใด และถูกส่งต่อไปที่ใด

อย่างไรก็ตาม ERP ไม่ได้ทำให้กระบวนการ Recall เป็นแบบอัตโนมัติทั้งหมด

การกักสินค้า การตัดสินใจเรียกคืน การแจ้งลูกค้า หรือขั้นตอนด้านคุณภาพยังขึ้นอยู่กับกระบวนการและนโยบายของแต่ละองค์กร

สิ่งที่ระบบช่วยได้คือ ทำให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการตรวจสอบและติดตามสินค้าอยู่ในรูปแบบที่ค้นหาและนำไปใช้ต่อได้ง่ายขึ้น

ลดความเสี่ยงจากสินค้าค้างจนหมดอายุ

สินค้าที่หมดอายุไม่ได้หมายถึงเพียงจำนวน Stock ที่ต้องตัดออกจากระบบ แต่ยังหมายถึงต้นทุนของสินค้าที่ธุรกิจไม่สามารถนำไปขายหรือใช้งานตามปกติได้

การมองเห็นข้อมูลเกี่ยวกับ

Quantity + Lot + Expiry Date + Location

ช่วยให้ธุรกิจมีข้อมูลประกอบการวางแผน Inventory มากขึ้น และสามารถนำไปใช้ในการควบคุม Stock และการหมุนเวียนสินค้า

โดยเฉพาะธุรกิจที่มีสินค้าหลาย Lot หรือมีอายุสินค้าแตกต่างกัน

แล้ว ERP สำหรับธุรกิจอาหารหรือสินค้าที่มีวันหมดอายุควรมีอะไรบ้าง?

หากกำลังพิจารณา ERP สำหรับธุรกิจอาหาร หรือระบบจัดการสินค้าคงคลังสำหรับสินค้าที่ต้องติดตาม Lot สิ่งที่ควรพิจารณาไม่ได้มีเพียง Inventory Module

ควรดูความสามารถที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจริง เช่น

Lot Tracking

ติดตามสินค้าเป็น Lot Number และเชื่อมโยงกับธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง

Expiry Date

บันทึกและติดตามวันหมดอายุของสินค้า

FIFO / FEFO

รองรับแนวทางการหมุนเวียนสินค้า และสามารถใช้กระบวนการ FEFO ใน Warehouse ตามการตั้งค่าที่เหมาะสม

Item Tracing

ตรวจสอบเส้นทางของ Lot หรือ Serial Number ทั้งย้อนกลับและไปข้างหน้า

Inventory & Warehouse

นำข้อมูล Item Tracking ไปใช้ร่วมกับกระบวนการจัดการสินค้าและคลัง

Traceability

ช่วยให้ธุรกิจตรวจสอบที่มาและเส้นทางของสินค้าที่ต้องการติดตามได้

Dynamics 365 Business Central รองรับอะไรบ้าง?

Microsoft Dynamics 365 Business Central มีความสามารถด้าน Inventory Management, Warehouse Management และ Item Tracking ที่สามารถนำมาใช้กับธุรกิจที่ต้องติดตามสินค้าเป็น Lot หรือ Serial Number

ในส่วนของ Item Tracking ระบบรองรับการติดตาม Lot Number, Serial Number และ Package Number และสามารถนำข้อมูล Tracking ไปใช้กับธุรกรรมที่เกี่ยวข้องได้

สำหรับสินค้าที่ต้องติดตามวันหมดอายุ ระบบรองรับการจัดเก็บและใช้งานข้อมูล Expiration Date ตามการตั้งค่าของ Item Tracking

นอกจากนี้ Business Central ยังรองรับกระบวนการ FEFO ใน Warehouse และมี Item Tracing สำหรับตรวจสอบเส้นทางของสินค้าที่ติดตามด้วย Lot หรือ Serial Number

ดังนั้น หากธุรกิจมีความต้องการด้าน Lot Tracking, Expiry Date, FEFO หรือ Traceability Business Central จึงเป็นระบบที่ควรนำมาพิจารณา โดยรายละเอียดของการตั้งค่าและกระบวนการใช้งานควรประเมินให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานจริงของแต่ละองค์กร

ก่อนเลือก ERP ควรถามอะไร?

การเลือก ERP ไม่ควรเริ่มจากคำถามว่า

“ระบบมี Inventory หรือไม่?”

แต่ควรถามต่อว่า

  • ระบบติดตาม Lot Number ได้อย่างไร?
  • สามารถจัดเก็บและติดตาม Expiry Date ได้หรือไม่?
  • รองรับกระบวนการ FEFO ตาม Workflow ของธุรกิจหรือไม่?
  • หากเกิดปัญหากับสินค้า สามารถ Traceability ย้อนกลับและติดตามต่อได้แค่ไหน?
  • ข้อมูล Lot สามารถเชื่อมโยงกับ Purchase, Warehouse, Production และ Sales ที่ธุรกิจใช้งานจริงได้หรือไม่?
  • กระบวนการของระบบสอดคล้องกับวิธีทำงานของคลังสินค้าหรือไม่?

คำตอบของคำถามเหล่านี้สำคัญกว่าการดูเพียงจำนวน Function ที่ระบบมี

สรุป

สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าหมดอายุ การบริหาร Inventory ไม่ได้จบที่การรู้ว่า

“มีสินค้าเหลือเท่าไร?”

แต่ต้องสามารถมองเห็นข้อมูลที่สำคัญต่อการบริหาร เช่น

Lot ไหน → หมดอายุเมื่อไหร่ → อยู่ที่ไหน → เคลื่อนไหวอย่างไร → และหากเกิดปัญหา สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้หรือไม่

ความสามารถอย่าง Lot Tracking, Expiry Date, FEFO และ Item Tracing จึงเป็นสิ่งที่ควรนำมาพิจารณาเมื่อเลือก ERP สำหรับธุรกิจอาหารและธุรกิจที่ต้องควบคุมสินค้าตาม Lot

แต่ความสามารถของระบบเพียงอย่างเดียวอาจไม่ใช่คำตอบทั้งหมด เพราะสิ่งสำคัญคือ ระบบสามารถรองรับกระบวนการทำงานจริงของธุรกิจได้อย่างไร

หากกำลังพิจารณา ERP และต้องการดูว่า Dynamics 365 Business Central สามารถรองรับกระบวนการจัดการ Lot, Expiry และ Inventory ของธุรกิจคุณได้มากน้อยเพียงใด สามารถพูดคุยกับทีมผู้เชี่ยวชาญเพื่อประเมิน Requirement ทำความเข้าใจกระบวนการทำงาน และร่วมวางแนวทางการนำระบบ ERP มาใช้ให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

บล็อกที่เกี่ยวข้อง

หากคุณกำลังมองหาระบบ ERP เพื่อการบริหารด้านธุรกิจและการวางแผนทรัพยากรต่างๆ ขององค์กรให้มีประสิทธิภาพที่สูงสุด เรามีบริการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคครบวงจร ทั้งงานด้าน Implement และ Support เพื่อช่วยพัฒนาและบริหารด้านธุรกิจของท่านให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

Contact Us