Purchase in Dynamics365 Busines Central การจัดซื้อหนึ่งในกระบวนการทำงานที่สำคัญ

  1. Home
  2. Blog
Views : 65
Purchase in Dynamics365 Busines Central การจัดซื้อหนึ่งในกระบวนการทำงานที่สำคัญ

Purchase in Dynamics365 Busines Central การจัดซื้อหนึ่งในกระบวนการทำงานที่สำคัญ

การจัดซื้อ หนึ่งในกระบวนการทำงานที่สำคัญ บน Microsoft Dynamics 365 Business Central

 

กระบวนการจัดซื้อในระบบ ERP เช่น Microsoft Dynamics 365 Business Central มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจ เนื่องจากเป็นหัวใจหลักในการบริหารจัดการทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบ เครื่องจักร หรือบริการต่าง ๆ การมีระบบจัดการการจัดซื้อที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น


การจัดซื้อในธุรกิจหรือ องค์กร นั้นคืออะไร

การจัดซื้อ หรือ Purchase เป็น กระบวนการจัดหาสินค้า วัตถุดิบ บริการ รวมถึงทรัพยากรต่างๆ ที่จำเป็นต่อการดำเนินงานของธุรกิจ เพื่อสนับสนุนกิจกรรมต่างๆ เช่น การผลิต การขาย หรือการให้บริการแก่ลูกค้า โดยมุ่งเน้นการจัดหาในปริมาณที่เหมาะสม คุณภาพที่ต้องการ และต้นทุนที่คุ้มค่าที่สุด

 

บทบาทสำคัญของการจัดซื้อโดยทั่วไปประกอบด้วย

1. สนับสนุนการดำเนินงาน

จัดหาวัสดุ อุปกรณ์ สินค้า หรือบริการ จำนวนเท่าใด มีคุณสมบัติอย่างไร ให้เพียงพอ ตรงตามความต้องการ และให้ธุรกิจสามารถดำเนินการได้ต่อเนื่อง

 

2. ควบคุมต้นทุน
ลดต้นทุนการผลิตหรือการดำเนินงาน โดยการสั่งซื้อในราคาที่คุ้มค่า หรือเลือกซัพพลายเออร์ที่มีข้อเสนอที่ดีที่สุด

 

3. สร้างความสัมพันธ์ระยะยาว กับ Vendor

สร้างความร่วมมือที่ดีระหว่างองค์กร และเวนเดอร์ เพื่อให้ได้เงื่อนไขที่เอื้อประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็น การต่อรองราคาพิเศษ บริการที่มีคุณภาพ

 


เหตุผลที่กระบวนการจัดซื้อมีความสำคัญใน Dynamics 365 Business Central 

กระบวนการจัดซื้อแบบอัตโนมัติเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การสร้างใบสั่งซื้อ การอนุมัติ และการติดตาม เพิ่มความเร็วในกระบวนการจัดซื้อดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว ทำให้สินค้าหรือบริการมาถึงตามกำหนดเวลา ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ เพราะระบบช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนสร้างเอกสารเสร็จสิ้น

 

  • ลดต้นทุนการจัดซื้อ
    สามารถเปรียบเทียบราคาจากผู้ขาย Vendor หลายราย เพื่อเลือกผู้ขายที่มีราคาที่เหมาะสมที่สุด ลดการสั่งซื้อเกินควบคุมระดับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม ลดต้นทุนในการเก็บรักษาสินค้า

  • ตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับได้ สร้างความโปร่งใส

    โดยข้อมูลการจัดซื้อถูกบันทึกไว้ในระบบครบถ้วน ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้  มีข้อมูลที่ถูกต้องและโปร่งใส ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร 

  • การเลือกผู้ขายที่มีคุณภาพ 
    รักษาควบคุมคุณภาพสินค้า     ทั้งการขายสินค้า หรือบริการที่มีคุณภาพ เมื่อได้รับสินค้า หรือบริการ ลดปัญหาเมื่อสินค้าไปถึงมือลูกค้า อาจเกิดตั้งแต่อยู่กับ Vendor หรือสินค้าเกิดปัญหาตอนอยู่กับเรา สามารถใช้ฟังก์ชันตรวจสอบสินค้า ก่อนรับสินค้าเข้าคลัง

 

  • การสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
    ข้อมูลจากการจัดซื้อ เช่น ราคาสินค้าแนวโน้มการใช้จ่าย หรือประสิทธิภาพของ Vendor ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้แม่นยำขึ้น

 


ความสามารถเด่นของฟังก์ชันการจัดซื้อ Purchase Order Management ใน Dynamics 365 Business Central

  • การจัดการคำสั่งซื้อ   Create a purchase order การสร้าง และจัดการใบสั่งซื้อ ติดตามสถานะ อนุมัติใบสั่งซื้อ สามารถสร้างใบสั่งซื้อที่ได้รับการควบคุมโดยงบประมาณ เพื่อให้มั่นใจว่าการสั่งซื้ออยู่ในขอบเขตของงบประมาณที่กำหนดไว้

  • การจัดการผู้ขาย
    Vendor Card บันทึกข้อมูลผู้ขาย ทั้งประจำ และขาจร เช่น ชื่อ ที่อยู่ บริษัท-หน่วยงาน เงื่อนไขการชำระเงิน รวมถึงสกุลเงิน ระบบรองรับการบันทึกสกุลเงินต่างประเทศที่หลากหลาย เปรียบเทียบราคา และประเมินประสิทธิภาพการทำงาน และสินค้า การให้บนริการของผู้ขาย

  • การตั้งค่าเงื่อนไขการจัดซื้อ Payment Terms
    ตั้งค่าระยะเวลาชำระเงินและส่วนลดเงินสดที่สอดคล้องกับ Vendor กำหนดส่วนลดสำหรับปริมาณการสั่งซื้อหรือโปรโมชั่นพิเศษ

  •  การจัดการใบแจ้งหนี้
    สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับจาก Vendor สามารถ บันทึก และจัดการเครดิตจากการคืนสินค้า รวมถึง จับคู่ใบแจ้งหนี้ใบคำสั่งซื้อ 


  • การอนุมัติคำสั่งซื้อ
    ตั้งค่า Approval Workflowsแบบอัตโนมัติตามระดับผู้ใช้งานหรือวงเงินที่กำหนด ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อ

  • การวิเคราะห์ข้อมูลการจัดซื้อ สร้างรายงานเพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพการจัดซื้อ สรุประมวลผลการจัดซื้อที่ผ่านมา ติดตามประวัติการจัดซื้อเพื่อสามารถใช้ในการวางแผนการจัดการต่างๆ ในอนาคต

  • การจัดการสินค้าคงคลัง  เชื่อมโยงใบสั่งซื้อกับสินค้าคงคลัง Stock Replenishment สร้างคำสั่งซื้อโดยอ้างอิงจากปริมาณขั้นต่ำของสินค้าคงคลัง ควบคุมระดับสินค้าคงคลัง อีกทั้งติดตามสินค้าจาก Serial Number หรือ Lot Number สามารถคำนวณต้นทุนสินค้าเพื่อใช้ในการตั้งราคาขาย และวิเคราะห์กำไร เพื่อป้องกันการเกิดภาวะขาดทุน

  • รองรับการทำงานระดับสากล Purchase in Microsoft Dynamics365 Business Central นั้นรองรับการซื้อ – ขาย ในหลากหลายสกุลเงินด้วย ปรับใช้กับข้อกำหนดทางภาษี และการเงินของแต่ละประเทศ

  • การจัดการเอกสารจัดซื้อ D365BC เป็นโซลูชัน Cloud ERP โดยเก็บใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้บนระบบ สามารถตรวจสอบสืบค้นเอกสาร รองรับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทุกเมื่อที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

  • รองรับการปรับแต่ง มีความยืดหยุ่น เชื่อมโยงเข้ากับระบบอื่น การเพิ่มฟังก์ชันเสริม เช่น การแจ้งเตือนสินค้าใกล้หมด หรือการปรับแต่ง Workflow การจัดซื้อ ระบบหลังบ้านการขายสินค้าออนไลน์ เป็นต้น เพื่อเพิ่มความสามารถสำหรับธุรกิจนั้นๆ โดยเฉพาะ

 

     การจัดซื้อเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจ และ Microsoft Dynamics 365 Business Central ได้ออกแบบฟังก์ชันการจัดซื้อมาเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการกระบวนการจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน เพิ่มความโปร่งใส และรองรับการเติบโตของธุรกิจ หากองค์กรของคุณต้องการปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

1. เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการจัดซื้อประมวลผลอัตโนมัติ

ลดความยุ่งยากในการประสานงาน ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลมือ เพิ่มความแม่นยำในข้อมูล

 

2. การติดตามสถานะของใบสั่งซื้อได้ในทุกขั้นตอนแบบเรียลไทม์

ฝ่ายจัดซื้อ และผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องสามารถติดตาม Status ใบสั่งซื้อ เช่น กำลังรอการอนุมัติ, การจัดส่งสินค้า, หรือการจ่ายเงิน นักจัดซื้อ และฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้รับรู้สถานะล่าสุด ลดความล่าช้า และลดการเกิดปัญหาความเข้าใจผิด

 

3. จัดการงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพ   

D365BC สามารถเชื่อมโยงกับโมดูลงบประมาณ Budget เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามแผน ป้องกันการใช้จ่ายเกินงบประมาณ เพิ่มความโปร่งใสในการบริหารค่าใช้จ่าย

 

4. จัดซื้อเชื่อมโยงการทำงานเข้ากับฝ่ายอื่นๆ ได้อย่างราบรื่น

บนระบบ ERP ฝ่ายจัดซื้อ Purchase เชื่อมโยงกับโมดูล Inventory, Finance, และ Sales ทำให้ข้อมูลทุกส่วนสอดคล้องกัน สามารถวิเคราะห์ข้อมูลข้ามโมดูลได้ ช่วยปรับปรุงกระบวนการวางแผนสินค้า

 

5. สรุปรายงาน และการวิเคราะห์ข้อมูลจัดซื้อ

ระบบมีรายงานและแดชบอร์ดที่ช่วยให้ผู้จัดซื้อให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ เช่น ค่าใช้จ่ายตามซัพพลายเออร์ หรือแนวโน้มการสั่งซื้อในงบประมาณถัดไป หรือตามอายุวัตถุดิบสินค้า สามารถปรับได้อย่างยืดหยุ่นตามความต้องการของธุรกิจในตอนวางแผนก่อนเริ่มติดตั้งระบบ ERP ทำให้คุณได้ใช้ความสามารถในการตัดสินใจโดยอิงข้อมูล การวางแผนเชิงกลยุทธ์ รับมือสิ่งที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้อย่างทันท่วงที


      การใช้ฟังก์ชัน Purchase ใน Dynamics 365 Business Central สามารถเพิ่มความสามารถในการจัดการ, ลดข้อผิดพลาด, ควบคุมต้นทุน และช่วยให้ธุรกิจปรับตัวได้ง่ายในทุกสถานการณ์ ถือเป็นตัวช่วยสำคัญสำหรับการบริหารจัดซื้อที่ทันสมัย ผู้เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูล ดำเนินงานไปได้อย่างสะดวก มอบบริการที่ราบรื่น ทั้ง Supplier ลูกค้า รวมถึงพนักงานในองค์กร 

 

โดยสรุป ฟังก์ชันการจัดซื้อใน Microsoft Dynamics 365 Business Central ช่วยให้ธุรกิจบริหารจัดการกระบวนการจัดซื้อได้อย่างครบถ้วน มีประสิทธิภาพ รองรับการทำงานแบบอัตโนมัติ การวิเคราะห์เชิงลึก การเชื่อมโยงข้อมูลในทุกส่วนขององค์กร ทั้งหมดนี้ช่วยลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ ช่วยรองรับการรับมือกับสภาพทางการเงิน หรือการแข่งขันในตลาด


สอบถามข้อมูล หรือปรึกษาความเหมาะสมของธุรกิจ และองค์กรท่าได้ที่

Bigwork Co., Ltd. Partner Microsoft เป็น ผู้เชี่ยวชาญ Business Solution
ด้านการวางระบบ ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central

Line : @BIGWORK 

โทร.  062-6198619

e-mail : marketing@bigworkthailand.com

บล็อกที่เกี่ยวข้อง

หากคุณกำลังมองหาระบบ ERP เพื่อการบริหารด้านธุรกิจและการวางแผนทรัพยากรต่างๆ ขององค์กรให้มีประสิทธิภาพที่สูงสุด เรามีบริการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคครบวงจร ทั้งงานด้าน Implement และ Support เพื่อช่วยพัฒนาและบริหารด้านธุรกิจของท่านให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

Contact Us