WE EXPENSE
EXPENSE MANAGEMENT PLATFORM
WE Expense ระบบบริหารค่าใช้จ่ายและเงินทดรองจ่ายสำหรับองค์กร
WE Expense (Expense Management Platform) คือระบบบริหารค่าใช้จ่ายภายในองค์กร สำหรับจัดการเงินสดย่อย เงินทดรองจ่าย การเบิกและเคลียร์ค่าใช้จ่าย ตลอดจนการเบิกยืมสิ่งของภายในบริษัท ผ่านกระบวนการออนไลน์ที่รองรับ Workflow การอนุมัติตามเงื่อนไขขององค์กร
SIMPLIFY EXPENSE MANAGEMENT
จัดการค่าใช้จ่ายตั้งแต่การขออนุมัติจนถึงการตรวจสอบ
พนักงานสามารถยื่นคำขอและแนบหลักฐานผ่านระบบ ผู้อนุมัติพิจารณารายการตามลำดับขั้น ส่วนฝ่ายการเงินและบัญชีสามารถติดตามสถานะการจ่ายเงิน ตรวจสอบเอกสาร และจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกบัญชีได้อย่างเป็นระบบ
ERP INTEGRATION
รองรับการทำงานร่วมกับระบบ ERP
WE Expense รองรับการทำงานร่วมกับระบบ ERP ตามขอบเขตที่กำหนด เพื่อสนับสนุนการจัดการข้อมูลค่าใช้จ่ายและกระบวนการทางบัญชี รวมถึงการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการเบิกสิ่งของตามเงื่อนไขของระบบ
สนับสนุนการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ
สนับสนุนการจัดการข้อมูลค่าใช้จ่ายและบัญชี
รองรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการเบิกสิ่งของตามขอบเขตระบบ
WE EXPENSE · BUSINESS BENEFITS
บริหารค่าใช้จ่ายได้อย่างเป็นระบบ
ลดภาระงานเอกสาร เพิ่มความสะดวกในการติดตามและตรวจสอบรายการค่าใช้จ่ายภายในองค์กร
ลดงานเอกสาร
จัดการคำขอเบิกจ่ายและแนบหลักฐานผ่านระบบออนไลน์ ลดการพึ่งพาเอกสารกระดาษและไฟล์ Excel
ติดตามการอนุมัติ
ตรวจสอบสถานะคำขอและดำเนินการตามลำดับการอนุมัติที่กำหนดไว้ในองค์กร
ตรวจสอบย้อนหลัง
ค้นดูข้อมูล เอกสารประกอบ และประวัติรายการ เพื่อใช้ในการตรวจสอบค่าใช้จ่าย
จัดการข้อมูลเป็นระบบ
สนับสนุนการทำงานของฝ่ายการเงินและบัญชีในการติดตามและจัดการข้อมูลค่าใช้จ่าย
สารบัญ (Table of Contents)
SMART EXPENSE MANAGEMENT
WE Expense คืออะไร?
ระบบบริหารค่าใช้จ่ายสำหรับองค์กร ตั้งแต่การยื่นคำขอ อนุมัติ และจัดการรายการ ไปจนถึงการตรวจสอบข้อมูล
WE Expense (Expense Management System) ช่วยจัดการเงินสดย่อย เงินทดรองจ่าย การเคลียร์ค่าใช้จ่าย และคำขอเบิก–ยืมสิ่งของ ผ่านขั้นตอนการทำงานที่กำหนด พร้อมช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องติดตามข้อมูลและตรวจสอบรายการได้สะดวกขึ้น
จัดการ 3 เรื่องสำคัญในกระบวนการทำงาน
ตั้งแต่การจัดการค่าใช้จ่าย ไปจนถึงการติดตามคำขอและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
บริหารเงินและค่าใช้จ่าย
จัดการรายการเงินสดย่อย เงินทดรองจ่าย และการเคลียร์ค่าใช้จ่ายให้เป็นระเบียบ
ควบคุมขั้นตอนการทำงาน
กำหนดลำดับการอนุมัติ ติดตามสถานะคำขอ และตรวจสอบประวัติรายการตามขั้นตอนที่กำหนด
จัดการคำขอเบิก–ยืมสิ่งของ
จัดการคำขอเบิก ยืม และคืนสิ่งของ พร้อมรองรับการทำงานร่วมกับระบบ ERP ในส่วนที่เกี่ยวข้อง
ทุกคำขอมีขั้นตอน ข้อมูลตรวจสอบได้
ช่วยให้พนักงาน ผู้อนุมัติ ฝ่ายการเงิน และฝ่ายบัญชีทำงานกับข้อมูลรายการได้สะดวกขึ้น ลดการติดตามเอกสารจากหลายช่องทาง และเห็นความคืบหน้าของการดำเนินงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
CHALLENGES & SOLUTIONS
ปัญหาการเบิกจ่ายที่ WE Expense ช่วยจัดการ
ลดขั้นตอนการยื่นเอกสารและส่งหลักฐาน
การเบิกค่าใช้จ่ายแบบเดิมอาจต้องกรอกแบบฟอร์ม พิมพ์เอกสาร ส่งใบเสร็จให้ฝ่ายบัญชี และติดตามผลผ่านอีเมลหรือแชต หากหลักฐานไม่ครบถ้วน พนักงานอาจต้องส่งข้อมูลเพิ่มเติมหลายครั้ง
WE Expense ช่วยให้ผู้ใช้งานยื่นคำขอและแนบไฟล์หรือรูปถ่ายหลักฐานผ่านระบบได้ ลดการพึ่งพาเอกสารกระดาษ และช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบข้อมูลได้สะดวกขึ้น
ติดตามสถานะคำขอและการจ่ายเงินได้ชัดเจนขึ้น
เมื่อคำขอต้องผ่านหลายขั้นตอน พนักงานอาจไม่ทราบว่ารายการอยู่ระหว่างรออนุมัติ รอจ่ายเงิน หรือรอเคลียร์ค่าใช้จ่าย
ระบบช่วยจัดลำดับการทำงานตาม Workflow ที่กำหนด พร้อมรองรับการติดตามสถานะของรายการ เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องทราบขั้นตอนการดำเนินงานได้ง่ายขึ้น
ลดความเสี่ยงจากเอกสารตกหล่นและการตรวจสอบซ้ำ
การจัดเก็บใบเสร็จและข้อมูลการเบิกจ่ายไว้หลายแหล่งทำให้ค้นหาประวัติย้อนหลังได้ยาก WE Expense ช่วยจัดเก็บหลักฐานประกอบกับรายการในระบบ ทำให้ตรวจสอบข้อมูลและประวัติการดำเนินงานได้สะดวกขึ้น
จัดการเงินทดรองจ่ายและรายการค้างเคลียร์อย่างเป็นระบบ
องค์กรสามารถติดตามรายการเงินทดรองจ่ายที่ยังไม่เคลียร์ รวมถึงวันครบกำหนดตามการตั้งค่าระบบ ช่วยให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบรายการค้างดำเนินการและติดตามการส่งหลักฐานได้อย่างเป็นระบบ
จัดการค่าใช้จ่ายอย่างเป็นระบบ พร้อมตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน
FEATURES & CAPABILITIES
ความสามารถหลักของ WE Expense
รวมฟังก์ชันสำหรับบริหารค่าใช้จ่าย การอนุมัติ การจ่ายเงิน และการจัดการสิ่งของภายในองค์กร เพื่อสนับสนุนกระบวนการทำงานของแต่ละแผนก
Expense & Advance Clearing – การเคลียร์ค่าใช้จ่าย
บันทึกค่าใช้จ่ายจริงเพื่อเคลียร์เงินสดย่อยและเงินทดรองจ่าย พร้อมแนบหลักฐานประกอบ ช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบยอดใช้จ่ายและดำเนินการตามขั้นตอนขององค์กรได้สะดวกขึ้น
Multi-Level Approval Workflow – การอนุมัติหลายระดับ
กำหนดผู้อนุมัติและลำดับการพิจารณาคำขอให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรและเงื่อนไขการอนุมัติ เพื่อให้การพิจารณาค่าใช้จ่ายเป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนด
Item Request – ระบบเบิก ยืม และคืนสิ่งของ
จัดการคำขอเบิก ยืม และคืนสิ่งของภายในองค์กรผ่านระบบ ช่วยให้ติดตามรายการ ตรวจสอบประวัติการใช้งาน และบริหารการใช้สิ่งของตามเงื่อนไขที่กำหนดได้สะดวกขึ้น
Payment Process – การติดตามการจ่ายเงิน
ติดตามรายการที่รอจ่ายและสถานะการชำระเงิน เพื่อให้ผู้อนุมัติ ฝ่ายการเงิน และฝ่ายบัญชีตรวจสอบข้อมูลและดำเนินงานตามขั้นตอนที่กำหนดได้สะดวกขึ้น
Accounting Integration – การทำงานร่วมกับระบบบัญชี
รองรับการทำงานร่วมกับ Microsoft Dynamics 365 Business Central เพื่อสนับสนุนการจัดการข้อมูลด้านบัญชีและการเงิน รวมถึงการส่งต่อข้อมูลตามกระบวนการที่กำหนด ช่วยลดขั้นตอนการบันทึกข้อมูลซ้ำในส่วนที่รองรับ
รายละเอียดการส่งข้อมูลและการทำงานร่วมกับ ERP ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าและขอบเขตการใช้งานของแต่ละองค์กร
WE EXPENSE WORKFLOW
ขั้นตอนการทำงานของ WE Expense
จัดลำดับกระบวนการเบิกจ่ายอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การยื่นคำขอ การอนุมัติ การจ่ายเงิน ไปจนถึงการตรวจสอบและบันทึกข้อมูลทางบัญชี โดยแต่ละฝ่ายดำเนินงานตามสิทธิ์และหน้าที่ที่กำหนดไว้
Workflow การเบิกเงินสดย่อยและเงินทดรองจ่าย
Request — ยื่นคำขอ
พนักงานยื่นคำขอเบิกเงิน พร้อมระบุรายละเอียดที่จำเป็นและแนบหลักฐานตามประเภทของรายการ
Approval — อนุมัติคำขอ
ระบบส่งคำขอไปยังผู้อนุมัติตาม Workflow ที่กำหนด เช่น ผู้บังคับบัญชา หัวหน้าแผนก หรือผู้มีอำนาจอนุมัติตามวงเงิน
Payment — ดำเนินการจ่ายเงิน
เมื่อคำขอได้รับอนุมัติ รายการจะเข้าสู่ขั้นตอนการจ่ายเงินตามกระบวนการขององค์กร โดยฝ่ายการเงินดำเนินการตามหน้าที่
Expense Clearing — เคลียร์ค่าใช้จ่าย
พนักงานบันทึกค่าใช้จ่ายจริงและแนบใบเสร็จหรือหลักฐานการชำระเงิน เพื่อให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบยอดใช้จ่าย
Review & Close — ตรวจสอบและปิดรายการ
ผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบข้อมูลและหลักฐาน ก่อนดำเนินการปิดรายการและจัดเก็บประวัติไว้ในระบบ
Accounting — ดำเนินการทางบัญชี
ส่งต่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปยัง ERP ตามกระบวนการที่กำหนด เพื่อให้ฝ่ายบัญชีดำเนินการในขั้นตอนถัดไป
Workflow การเบิก–ยืมสิ่งของภายในองค์กร
Item Request — ยื่นคำขอเบิกหรือยืมสิ่งของ
พนักงานระบุรายการสิ่งของ จำนวน และวัตถุประสงค์ในการเบิกหรือยืม พร้อมกรอกข้อมูลที่จำเป็นเพื่อส่งคำขอให้ผู้เกี่ยวข้องพิจารณา
Approval — อนุมัติคำขอ
ผู้มีหน้าที่พิจารณาตรวจสอบรายละเอียดและอนุมัติคำขอตามขั้นตอนที่องค์กรกำหนด
Item Issuance — จ่ายสิ่งของ
ผู้รับผิดชอบดำเนินการจ่ายสิ่งของตามรายการที่ได้รับอนุมัติ และบันทึกข้อมูลตามกระบวนการที่กำหนด
Item Return — บันทึกการคืนสิ่งของ
บันทึกข้อมูลการคืนสิ่งของที่มีการยืม พร้อมตรวจสอบสถานะการคืนตามกระบวนการขององค์กร
ERP Stock Update — ปรับปรุงข้อมูลสต็อก
ปรับปรุงข้อมูลสต็อกใน ERP ตามขอบเขตการทำงานและการตั้งค่าที่องค์กรรองรับ
Close & Record — ปิดรายการและจัดเก็บประวัติ
ปิดรายการและจัดเก็บประวัติการเบิก ยืม และคืนสิ่งของ เพื่อใช้ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังตามกระบวนการขององค์กร
ERP INTEGRATION
การทำงานร่วมกับ Microsoft Dynamics 365 Business Central
สำหรับองค์กรที่ใช้งาน Microsoft Dynamics 365 Business Central อยู่แล้ว WE Expense รองรับการทำงานร่วมกับระบบ ERP เพื่อสนับสนุนการจัดการข้อมูลค่าใช้จ่ายและกระบวนการทางบัญชีที่เกี่ยวข้อง โดยรายละเอียดขึ้นอยู่กับการตั้งค่าและขอบเขตการใช้งานขององค์กร
ตัวอย่างการทำงานร่วมกัน
Purchase Journal
รองรับการส่งต่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการทางบัญชีตามกระบวนการที่กำหนด
Payment Journal
รองรับการส่งต่อข้อมูลการจ่ายเงินที่เกี่ยวข้องไปยังระบบบัญชี
ข้อมูลสต็อก
รองรับการปรับปรุงข้อมูลสต็อกที่เกี่ยวข้องกับการเบิกสิ่งของ ตามรูปแบบการทำงานที่กำหนด
การตรวจสอบข้อมูล
ช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องติดตามรายการและตรวจสอบข้อมูลระหว่างกระบวนการเบิกจ่ายกับ ERP ได้สะดวกขึ้น
การทำงานร่วมกับ ERP ช่วยลดการจัดการข้อมูลซ้ำในส่วนที่รองรับ และสนับสนุนให้กระบวนการเบิกจ่ายและการบันทึกบัญชีมีความเป็นระบบมากขึ้น ทั้งนี้ ขอบเขตการทำงานจริงขึ้นอยู่กับการตั้งค่าและรูปแบบการใช้งานขององค์กร
BUSINESS BENEFITS
ประโยชน์ของ WE Expense ต่อองค์กร
ลดการใช้เอกสารและงานที่ต้องทำซ้ำ
จัดการคำขอ หลักฐาน และข้อมูลรายการผ่านระบบ ลดการพึ่งพาเอกสารกระดาษและไฟล์ Excel ที่จัดเก็บแยกกัน
เพิ่มความชัดเจนในการอนุมัติ
กำหนดผู้อนุมัติและลำดับขั้นตอนตามโครงสร้างองค์กร ช่วยให้การพิจารณาคำขอเป็นไปตามหน้าที่และเงื่อนไขที่กำหนด
ติดตามค่าใช้จ่ายและรายการค้างเคลียร์
ตรวจสอบรายการที่รออนุมัติ รอจ่ายเงิน หรือยังไม่เคลียร์ เพื่อช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องติดตามงานได้ง่ายขึ้น
ตรวจสอบประวัติย้อนหลังได้สะดวก
จัดเก็บข้อมูลและหลักฐานประกอบรายการในระบบ ช่วยให้ค้นหาและตรวจสอบประวัติการดำเนินงานได้สะดวกขึ้น
สนับสนุนการทำงานของฝ่ายการเงินและบัญชี
ช่วยรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการเบิกจ่ายและการเคลียร์ค่าใช้จ่าย พร้อมรองรับการส่งต่อข้อมูลไปยังระบบ ERP ตามกระบวนการที่กำหนด
รองรับการจัดการค่าใช้จ่ายและสิ่งของภายในองค์กร
บริหารทั้งเงินสดย่อย เงินทดรองจ่าย และคำขอเบิก–ยืมสิ่งของผ่านระบบ ช่วยให้ติดตามสถานะรายการและจัดเก็บประวัติได้อย่างเป็นระเบียบ
WE Expense เหมาะกับองค์กรแบบใด?
WE Expense เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการเบิกจ่ายให้เป็นระบบ โดยเฉพาะองค์กรที่มีผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่ายหรือมีขั้นตอนอนุมัติหลายระดับ ช่วยให้การดำเนินงานและการติดตามรายการต่าง ๆ เป็นระเบียบมากขึ้น
องค์กรที่เหมาะกับ WE Expense
องค์กรที่มีรายการเงินสดย่อยและเงินทดรองจ่ายเป็นประจำ
องค์กรที่ต้องการลดการใช้เอกสารกระดาษและการติดตามงานผ่านอีเมลหรือแชต
องค์กรที่มีหลายแผนก หลายโครงการ หรือหลายระดับการอนุมัติ
องค์กรที่ต้องติดตามรายการค้างเคลียร์และหลักฐานการใช้จ่าย
องค์กรที่มีการเบิก ยืม และคืนอุปกรณ์หรือสิ่งของภายในบริษัท
องค์กรที่ต้องการให้กระบวนการเบิกจ่ายทำงานร่วมกับ Microsoft Dynamics 365 Business Central
WE EXPENSE · FAQ
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ WE Expense
ทำความรู้จักระบบบริหารค่าใช้จ่าย ตั้งแต่การยื่นคำขอ การอนุมัติ ไปจนถึงการจัดการข้อมูลทางบัญชี
WE EXPENSE
บริหารค่าใช้จ่ายภายในองค์กรให้เป็นระบบด้วย WE Expense
ลดขั้นตอนงานเอกสาร เพิ่มความชัดเจนในการอนุมัติ และช่วยให้การเบิกจ่ายตรวจสอบได้สะดวกขึ้น ด้วย WE Expense ระบบบริหารค่าใช้จ่ายและเงินทดรองจ่ายที่รองรับการทำงานร่วมกับ ERP ตามกระบวนการขององค์กร
สนใจ WE Expense สำหรับองค์กรของคุณ?
ติดต่อ BIGWORK เพื่อสอบถามรายละเอียดความสามารถของระบบ และพูดคุยเกี่ยวกับแนวทางการใช้งานให้เหมาะสมกับกระบวนการเบิกจ่ายขององค์กร
BIGWORK – Business Solutions for Better Work
ติดต่อ BIGWORK